skip to Main Content

Office 2016 maakt mobiel en samenwerken eenvoudig

office-2016Microsoft brengt op 22 september Office 2016, de nieuwste versie van het pakket kantoorapplicaties, uit. Office 365 ProPlus-gebruikers krijgen de update automatisch, voor gebruikers van volumelicenties is Office 2016 vanaf 1 oktober beschikbaar. Microsoft vergeet ook de fans van Apple niet, de Mac-versie van Office 2016 is zelfs al eerder beschikbaar dan Office 2016 voor Windows.

Office 2016 in een notendop

Wat is Office 2016? De nieuwste versie van het pakket kantoorapplicaties van Microsoft. Net zoals Windows 10, het nieuwe besturingssysteem, is Office 2016 helemaal opnieuw ontworpen met mobiele gebruikers en de cloud in het achterhoofd. Office 2016 beschikt voor allerlei nieuwe functies.
 
Wat kost het? Gebruikers van Office 365 krijgen automatische een upgrade naar Office 2016. Een beperkte versie van Office 2016 is gratis voor consumenten die het pakket gebruiken op smartphones en kleine tabets. De “Office Home & Student 2016”-versie kost waarschijnlijk circa € 130 – 150.

Wat is nieuw in Office 2016?

De moderne kantoormedewerker werkt volgens Microsoft steeds vaker in teams en mobiel. Zowel Windows 10 als Office 2016 spelen in op die trend. Sinds maart 2015 probeerden meer dan een miljoen gebruikers Office 2016 al uit, zowel op Windows- als Mac-systemen. Mede dankzij hun feedback, is Office 2016 indrukwekkend en gebruiksvriendelijk.

Elf opvallende nieuwe of verbeterde functies in Office 2016

1. Outlook is volledig verbouwd
Bij samenwerking in teams is de grootste uitdaging vaak om ervoor te zorgen dat er niet meerdere versies ontstaan van één document. Dat risico is vooral groot wanneer collega’s de documenten als bijlagen naar elkaar mailen. Iedereen krijgt zo een ‘eigen’ versie en het is dan onduidelijk welke versie de meest actuele en volledige is. Microsoft wil dat probleem oplossen door gebruikers vriendelijk de cloud in te ‘duwen’.

In Outlook 2016 geeft Microsoft zo’n duwtje als je een document toevoegt aan een e-mail. Je krijgt bij “bijlage toevoegen” de optie om een link naar een bestand in SharePoint, OneDrive of OneDrive for Business toe te voegen. Zo opent en bewerkt iedereen hetzelfde bestand uit de cloud.
 
2. Tegelijkertijd samenwerken in Word
Microsoft heeft een functie toegevoegd die gebruikers van Google Docs bekend voorkomt: tegelijkertijd samenwerken in één Officedocument. Het was al mogelijk om gezamenlijk één bestand te bewerken in Office Online. Microsoft brengt deze functionaliteit nu ook naar Word 2016. Teamleden kunnen zo gemakkelijker samenwerken op afstand en zit iedereen op één lijn. Het is nog niet bekend of tegelijkertijd samenwerken ook beschikbaar wordt in andere Office 2016-toepassingen, zoals Excel.
 
3. Vraagbaak binnen Office helpt je bij het vinden van antwoorden
Bijna niemand gebruikt echt alle mogelijkheden van Office en soms is het lastig om überhaupt met Office te werken. Microsoft biedt nu de helpende hand om meer uit Office 2016 te halen. Bovenin de balk met de naam van het betreffende programma, zie je de “Tell Me”-box. Als je hulp nodig hebt, bijvoorbeeld om je scherm weer te geven op een andere monitor, grafieken te maken in Excel of een watermerk toe te voegen aan een Word-bestand, stel je de vraag in de Tell Me-box. Je begint gewoon je vragen te typen en dankzij taalherkenning geeft Microsoft je nauwkeurige antwoorden.
 
4. Werkgroepen maken met Outlook
De huidige werkvloer strekt zich ver buiten de muren van een kantoorpand uit. Mensen werken samen via e-mail, video, chat en in zowel fysieke als virtuele vergaderingen. Microsoft ondersteunt deze manier van samenwerken met 365 Groups of Outlook Desktop Groups of Office 365 Enterprise Mailboxes. Microsoft heeft kennelijk nog niet besloten welke naam het beestje krijgt. Het gaat om een functie in de desktopversie van Outlook 2016 waarmee je groepen kunt maken en beheren. Vanuit Outlook houd je de activiteiten van de groepen bij, krijg je toegang tot de gespreksgeschiedenis en beheer je bestanden en groepsaantekeningen die in OneDrive zijn opgeslagen.

Office 2016 maakt ook de verbinding met Skype for Business hechter. Deze toepassing vervangt het communicatieprogramma Lync en wordt de spin het in het web van samenwerking en samenspraak binnen groepen.
 
5. PowerPoint uit, Sway is in
Sway is een hippere toepassing voor presentaties dan het ouderwetse PowerPoint. Met Sway plaats je eenvoudig afbeeldingen, video’s en bestanden van YouTube, je eigen computer, Facebook, Twitter of OneDrive in een browser of app voor de smartphone of tablet. Sway maakt het leuk om content te organiseren voor non-lineaire (PowerPoint)-presentaties.

Natuurlijk is OneNote van Microsoft ook een toepassing om content te verzamelen. Maar volgens Microsoft is OneNote een ‘doos’ waar je content in stopt en is Sway vooral een manier om deze content te presenteren.
 
6. Ingebouwde managementinformatie
Microsoft heeft de functie Power Query for Excel ingebouwd in Office 2016 Excel. Je hoeft het programma dus niet meer apart te downloaden en te installeren. Met dit programma combineer je eigen gegevens met data van derden. Dat geeft een veel dieper en breder inzicht in je data. Met Power Query importeer je voor Excel gestructureerde of ongestructureerde data uit openbare bronnen, zoals Wikipedia tabellen, de Azure Marketplace van Microsoft of overheidsbronnen. Dan gebruik je de ingebouwde JSON-parser om de gegevens te combineren, te verfijnen en te analyseren.
 
7. Slimmere menuopties
De menu’s van Office krijgen een scheutje extra IQ en maken het opslaan, zoeken en maken van bestanden eenvoudiger. Zo is de optie Bladeren in Word uitgelicht zodat deze beter zichtbaar en vindbaar is. De tabs voor Openen en Opslaan als zijn gestroomlijnd zodat er minder verwarring ontstaat als je naar een bestandlocatie navigeert, of dit nu lokaal of in OneDrive is.

Een handige update vinden we in Outlook. Als je in Office 2016 Outlook een bijlage wilt toevoegen aan een e-mail, geeft het menu je de opties Recent Items, inclusief Officebestanden die je onlangs hebt gesloten. Dat bespaart de vervelende stap van het rondbladeren om het bestand te vinden dat je net hebt gesloten.
 
8. Outlook brengt je inbox op orde
Microsoft gaat in Office 2016 ook de strijd aan met de gigantische stroom van e-mails die we dagelijks ontvangen. In Outlook zit een nieuwe functie, Clutter genaamd, die berichten met een lage prioriteit uit je inbox haalt in een de map met de toepasselijke naam Clutter plaatst.

Volgens Microsoft is Clutter een zelflerend programma. Het analyseert de e-mails in je inbox gedurende enige tijd. Zodra Clutter in de gaten krijgt welke berichten je waarschijnlijk negeert, zet het deze in de Clutter-map. Als je deze functie activeert, zie je de Clutter-map terug op alle apparaten waar je Outlook gebruikt.
 
9. Bescherming tegen gegevensverlies
Microsoft legt de beveiligingslat in Office 2016 nog hoger. Er zijn verschillende functies die het weglekken van gegevens voorkomen en de gebruikersrechten voor bestanden te beheren. IT-beheerders kunnen beleidsregels toepassen in Word, Excel en PowerPoint. Zo kunnen zij bijvoorbeeld bepalen welke bestanden naar wie doorgestuurd mogen worden en welke gegevens uit documenten gekopieerd en geplakt mogen worden buiten Office 2016-toepassingen.

IT-beheerders kunnen ook beperkingen opleggen voor gebruik of toestaan dat bepaalde regels onder de juiste voorwaarden worden gebroken. Zij kunnen ook het verspreiden van informatie blokkeren. Daarnaast voegt Microsoft versleuteling op bestandsniveau toe voor Outlook, Word, Excel en andere content. Je kunt er ook voor kiezen om gegevens op te slaan in een kluis, de Customer Lockbox genaamd. Zo bepaal je zelf tot welke gevoelige gegevens Office 2016 toegang krijgt.
 
10. Click-To-Run functies
Click-to-Run is een bestaande functie die tijd bespaart bij het downloaden, installeren en draaien van Officeproducten. Microsoft zegt echter dat het in Office 2016 verbeteringen heeft gerealiseerd waar IT-beheerders al lang om vragen: beter beheer van netwerkverkeer (voor het implementeren van Office omgevingen of op tijden dat de bandbreedte onder druk staat), beter beheer van distributie (hechtere integratie met ConfigMgr), flexibel beheer van updates (voor bugs, fixes en functie-updates) en vereenvoudigd beheer van activering (een nieuwe Admin Portal-functie voor het activeren van apparaten).

Bron: CRN
 
11. Office 2016 voor Apple
Microsoft komt ook met een nieuwe versie van Office voor Mac-computers. Dat werd tijd, want de klanten van Apple hebben als sinds de 2011-versie geen update gezien. Office 2016 for Mac bevat Word, Excel, PowerPoint en Outlook. Er is ook een bijgewerkte versie van het gratis programma OneNote. De nieuwe versie van Office for Mac is zelfs eerder beschikbaar dan de Windows-versie. Microsoft wil daarmee maar zeggen dan Apple-gebruikers belangrijk zijn voor hen.
 
Je kunt Office 2016 op Windows-computers alvast uitproberen met de Public Preview-versie. Deze is beschikbaar als gratis download. Klik hier voor meer informatie.

Back To Top